4 этапа эффективной презентации

Статья №7: 4 этапа эффективной презентации

Хотя это и не всегда является обязательным требованием при устройстве на работу, но в какой-то момент вам, вероятно, придётся столкнуться с необходимостью подготовить презентацию своей работы (проекта, задания, бизнес-плана и т. п.). При этом вы можете сидеть за столом лишь с одним коллегой или стоять в зале перед множеством сотрудников или партнёров. Независимо от ситуации, вам, скорее всего, удастся справиться с поставленной задачей и представить на суд "зрителей" результаты вашего труда. Но намного сложнее сделать так, чтобы ваша презентация стала действительно эффективной.

Как подготовиться и представить увлекательное выступление

Важной частью процесса является дизайн презентации, потому что без хорошей основы сложно сделать выступление достойным. Тогда как большинству из нас приходится иметь дело ещё и с разыгравшимися нервами, перебарывая переживания непосредственно перед и во время самой презентации. А уж донести нужную информацию - это целое искусство, так как, кроме всего прочего, вы должны следить ещё и за артикуляцией и интонацией.

Ваша цель состоит в том, чтобы сохранить внимание аудитории от начала до конца вашего выступления. Задача, конечно, не из лёгких. Для начала просто вспомните те хорошие презентации, которые вы когда-либо видели. Спросите себя, почему они прошли на высоком уровне, и попытайтесь повторить их успех, придерживаясь основных аспектов. Работая над собственным выступлением, объедините в своей презентации всё то, что, на ваш взгляд, было наиболее эффективным.

1. Дизайн

Прежде чем углубиться в PowerPoint, начните с основного плана, набросков и схем. Решите, какая информация должна быть включена в "программу". Выберите три наиболее важных момента, которые вы хотите донести до аудитории. Если же необходимо представить всю информацию от А до Я, подумайте, какие перестановки можно сделать, чтобы ваша презентация стала более интересной и простой для восприятия. Например, иногда можно увлечь аудиторию, начав с конца. Это то, что люди, скорее всего, пришли послушать в любом случае и для них станет большим сюрпризом, если вы представите самое важное сразу. Таким образом положительный эффект будет обеспечен.

2. Содержание

Когда вы почувствуете, что готовы собрать воедино все "части" вашей презентации, обратите внимание на содержательность и лаконичность выступления. И не имеет значения, используете вы наглядные материалы или нет, так как краткость и акцентирование основных моментов важны даже для простого совещания или брифинга. Если вы используете PowerPoint или другие подобные программы, то на первом месте лучше поместить текст. Обратите внимание, что текстового материала на одном слайде не должно быть много. Оптимальный вариант - не более 7 строк на странице плюс читабельный шрифт, иначе вы рискуете потерять внимание и интерес аудитории.

В зависимости от темы, длительности вашего выступления и "предварительной готовности" слушателей, решите, хотите ли вы представить интерактивный вариант презентации или остановитесь на стиле лекции. Задавание вопросов и перемещение "спикера" по комнате являются отличными способами заинтересовать людей и удержать их внимание. Если перед вами небольшая группа людей, которые не знают друг друга, начать выступление лучше с общедоступной темы, способной помочь "завязать разговор", плавно переходя к сути презентации. Это позволит присутствующим избавиться от ненужного напряжения, почувствовать себя комфортнее и легче воспринимать информацию. Также расположить к себе аудиторию позволят несколько шуток по теме или весёлых замечаний.

3. Визуальные эффекты

Когда дело доходит до визуализации, постарайтесь не перегрузить ваши слайды и схемы, сохранив простоту и доступность материала. Проверьте, будет ли информация на экране видна с задних рядов аудитории. Используя яркие цвета, не превращайте ваши слайды в радугу. Слишком красочная и разнообразная цветовая гамма способна, наоборот, рассредоточить внимание зрителей, а восприятия информации потребует больших усилий. Запомните, что ваша главная цель - "заставить" аудиторию слушать вас, а не читать слайды. А визуальные эффекты должны лишь помочь вам в этом.

4. Практика

Некоторые люди отлично владеют ораторским мастерством и, естественно, хороши в презентациях, поэтому выступление едва ли вызывает у них беспокойство. Но для большинства из нас подготовка к презентации - большой труд, связанный с неуверенностью, нервным напряжением и чрезмерными затратами времени и энергии. Чтобы свести на нет негативные моменты в процессе подготовки и во время самого выступления, необходимо много практиковаться. Если вы проводите презентацию в "скромном" конференц-зале для небольшой аудитории, вам не нужно слишком беспокоиться о проектировании. Лучше сделайте акцент на заинтересованности слушателей. Например, несмотря на то, что непрерывное хождение отвлекает, несколько шагов вперёд-назад может удержать внимание присутствующих. Не забывайте о зрительном контакте. Не стоит в процессе выступления смотреть в определённую точку на стене или лишь на одного человека. Старайтесь поочерёдно (без напряжения) переводить взгляд от одного слушателя к другому, охватывая, таким образом, своим "вниманием" всю аудиторию.

Обратите внимания и на следующие советы:

- выясните, что лучше и эффективнее именно для вас: иметь пред глазами тезисные заметки, отражающие основные моменты выступления, или фактическую копию всей презентации, включая визуальную часть;

- если вы знаете, что во время выступления во рту может пересохнуть, поставьте рядом с собой стакан воды;

- возможно, вам придётся записывать вопросы, замечания и комментарии зрителей - подготовьте для этого блокнот или чистый лист бумаги и ручку;

- сразу сообщите аудитории, в каком формате будет проходить ваше общение: могут ли слушатели задавать вопросы и делать уточнения непосредственно во время вашего выступления или после него;

- если вы не готовы проводить презентацию в форме диалога от начала до конца, обеспечьте присутствующих бумагой и ручкой для того, чтобы они могли записывать свои замечания и вопросы на протяжении вашего выступления (или предупредите о необходимости иметь эти предметы при себе);

- не теряйтесь, услышав вопрос, на который вы не можете сразу ответить: определите, действительно ли он относится к теме, если нет - пообещайте разобраться в нём позже;

- не удаётся сразу сообразить, как отреагировать на комментарий или вопрос - пойдите на хитрость и спросите у присутствующих, что думают они по этому поводу; это поможет вам сориентироваться в вопросе или услышать правильный вариант в процессе обсуждения, а также вовлечёт аудиторию в живое общение;

- будьте краткими и убедительными, не говорите о том, в чём сами не до конца разобрались;

- если это позволяет тема и аудитория, шутите и улыбайтесь - это поможет снять напряжение не только зрителям, но и вам самим.